Një plan pune është një përshkrim i një sërë synimesh dhe procesesh që një ekip punon për t'i arritur ato, duke siguruar një kuptim më të mirë të thelbit të atij projekti. Këto plane, si në jetën profesionale ashtu edhe në atë akademike, ju ndihmojnë të qëndroni të organizuar gjatë punës në disa projekte. Përmes planit të punës, ju e prishni procesin dhe e ktheni atë në detyra të arritshme, duke e bërë kështu më të lehtë identifikimin e asaj që dëshironi. Nëse dëshironi të jeni të përgatitur për punët e ardhshme, mos u largoni derisa të keni mbaruar së lexuari këtë artikull.
hapa
Hapi 1. Identifikoni qëllimin e planit të punës
Ato janë shkruar për disa arsye. Përcaktoni qëllimin, paraprakisht, në mënyrë që ta përgatitni siç duhet. Jini të vetëdijshëm se shumica e planeve të punës bëhen për një periudhë të caktuar kohe, domethënë për një dimestër, tremujor, semestër ose vit.
- Në vendin e punës, planet e punës ndihmojnë mbikëqyrësit tuaj të dijë në cilat projekte do të punoni gjatë muajve të ardhshëm. Këto zakonisht vijnë menjëherë pas një rishikimi vjetor të performancës ose si ekipe sipërmarrëse për projekte të mëdha. Planet e punës gjithashtu mund të jenë rezultat i një sesioni të planit strategjik që vjen nga organizata juaj në fillim të një kalendari të ri ose viti fiskal.
- Në botën akademike, planet e punës shërbejnë për të ndihmuar studentët të krijojnë një orar për projekte më të mëdha. Ata gjithashtu mund të ndihmojnë mësuesit të planifikojnë për vitin shkollor, si dhe për tremujorin, tremujorin ose semestrin veç e veç.
- Në një projekt personal, planet e punës do t'ju ndihmojnë të përcaktoni se çfarë planifikoni të bëni, si planifikoni ta bëni atë dhe deri në cilën datë planifikoni të përfundoni. Planet personale, edhe pse nuk janë jashtëzakonisht të nevojshme, do të ndihmojnë një person të mbajë gjurmët e qëllimeve dhe përparimit të tyre.
Hapi 2. Shkruani hyrjen dhe përmbledhjen e punës
Në planet profesionale të punës, ky duhet të jetë formati: me hyrje dhe përmbledhje. Ato i japin mbikëqyrësit ose menaxherit informacionin e nevojshëm për të vënë planin e punës në kontekst. Sidoqoftë, të shkruash një hyrje dhe abstrakt nuk është aq e nevojshme në një plan pune akademik.
- Prezantimi duhet të jetë i shkurtër dhe tërheqës. Kujtoni eprorët tuaj pse po krijoni këtë plan pune. Shkruani projektet specifike në të cilat do të punoni gjatë kësaj periudhe.
- Përmbledhja duhet të nxjerrë në pah arsyet që ju shtynë të krijoni këtë plan pune. Për shembull: Përmendni detaje ose statistika nga raportet e fundit, identifikoni çështjet që duhet të adresohen, ose ndërtoni komente dhe sugjerime që keni marrë në planet e mëparshme të punës.
Hapi 3. Vendosni qëllime dhe objektiva
Ato lidhen me njëra -tjetrën për aq sa të dy do t'ju çojnë në atë që shpresoni të arrini përmes planit tuaj të punës. Sidoqoftë, mbani mend ndryshimin bazë midis tyre: qëllimet janë të përgjithshme dhe objektivat janë më specifike.
- Qëllimet duhet të fokusohen në projektin në tërësi. Shkruani rezultatin përfundimtar të projektit. Mbajeni atë të gjerë. Për shembull: le të jetë për të përfunduar një punim kërkimor ose për të mësuar më shumë rreth shkrimit.
- Qëllimet duhet të jenë më specifike dhe të prekshme. Me fjalë të tjera, ju duhet të jeni në gjendje t'i shënoni ato në listë kur t'i keni arritur ato. Për shembull, gjetja e njerëzve për një intervistë që do të pasuronte punën tuaj do të bënte një qëllim të madh.
- Shumë plane pune i klasifikojnë objektivat në të shkurtër, të mesëm ose afatgjatë, në varësi të ndryshimit të tyre. Për shembull, qëllimi i një kompanie është të rrisë audiencën e saj me 30% në tre muajt e ardhshëm në një afat të shkurtër. Së shpejti, ajo do të duhet të ndryshojë ndjeshëm qëllimin e saj të vjetër (i cili ishte afatgjatë). Kjo është kështu që dukshmëria juaj në mediat sociale do të forcohet gjatë vitit të ardhshëm.
- Objektivat zakonisht shkruhen me zërin aktiv, duke përdorur folje veprimi që kanë një kuptim të veçantë komandues, të tilla si: planifikoni, shkruani, rrisni, matni. Foljet që shprehin një kuptim të paqartë (të tilla si shqyrtoni, kuptoni, mësoni, etj.) Janë të panevojshme Me
Hapi 4. Mundohuni të organizoni planin e punës rreth qëllimeve më të prekshme, domethënë atyre që paraqesin një rezultat të matshëm
Përfshini në një tabelë gjithçka që është e nevojshme për të çuar në një rezultat të tillë. Këto qëllime, në varësi të llojit të planit të punës që planifikoni të krijoni, mund të ndryshojnë. Më poshtë janë disa modele objektive:
- Specifike: çfarë po bëni saktësisht dhe për kë? Përcaktoni cilët janë këta njerëz dhe çfarë do të përdorni për t'i ndihmuar ata.
- I matshëm: a ka si të matet dhe matet kjo? A mund t'i numëroni rezultatet? A e keni strukturuar punën në mënyrë që "shëndeti në Afrikën e Jugut të përmirësohet në vitin 2020?" apo e keni strukturuar këtë plan në mënyrë që "rastet e virusit HIV, i cili shkakton AIDS, të ulen me 20% tek të sapolindurit në Afrikën e Jugut deri në vitin 2020?"
- E arritshme: a mund ta bëjmë këtë gati në kohë me burimet në dispozicion që kemi? Objektivi duhet të jetë realist, sipas kufizimeve të dhëna. Rritja e shitjeve me 500% është edhe e arsyeshme kur keni një biznes të vogël. Por rritja e shitjeve me 500% nëse dominoni tregun është e pamundur.
- Relevante: A do të ketë ky objektiv ndonjë efekt në qëllimin ose strategjinë e dëshiruar? Ndërsa kjo është ndoshta e rëndësishme për shëndetin e gjithsecilit, a na çon matja e peshës dhe lartësisë së nxënësve të shkollave të mesme të ndryshojmë përsa i përket proceseve të shëndetit mendor? Bëni qëllimet dhe metodat tuaja të qarta dhe intuitive.
- Kufizoni kohën: kur do të arrihet ky qëllim dhe/ose do ta dimë që e kemi përfunduar? Specifikoni një datë përfundimi për projektin. Organizoni cilat rezultate, nëse ka, do të shkaktonin një përfundim të parakohshëm të tij, madje edhe me arritjen e të gjitha të tjerëve.
Mbani në mend se për të numëruar ndryshimet, duhet të vendosni numrin e referencës. Nëse nuk e dini se cila është përqindja e incidencës së virusit HIV në mesin e të sapolindurve të Afrikës së Jugut, është e pamundur të thuhet se e keni ulur shkallën e incidencës së virusit me 20%
Në disa raste, profesionistët ose autoritetet duhet të konsultohen për të shqyrtuar nëse objektivat e planit tuaj të punës janë të arritshme
Hapi 5. Shkruani cilat janë veçoritë
Përfshini gjithçka që ju nevojitet për të arritur qëllimet dhe objektivat tuaja. Në varësi të qëllimit të planit tuaj të punës, tiparet do të ndryshojnë.
- Në vendin e punës, burimet mund të përfshijnë gjëra të tilla si buxheti financiar dhe/ose stafi, konsulentët, ndërtesat ose dhomat … Nëse dëshironi që plani i punës të duket më formal, buxheti duhet të vijë në shtojcë.
- Në fushën akademike, burimet mund të përfshijnë qasje në biblioteka të ndryshme, përveç materialeve kërkimore si libra, gazeta dhe revista dhe qasje në kompjuter dhe internet, si dhe profesorë dhe njerëz të tjerë që mund t'ju ndihmojnë nëse keni ndonjë pyetje Me
Hapi 6. Identifikoni çdo kufizim
Kufizimet janë pengesa që mund të shfaqen gjatë rrugës për të arritur atë që kërkoni. Për shembull, nëse jeni duke punuar në një letër kërkimore për shkollën, ka të ngjarë të ndiheni se orari juaj është shumë i zënë për të siguruar një boshllëk që ju lejon të hulumtoni dhe të shkruani saktë dhe me qetësi. Kështu që ai siklet do të ishte orari juaj i ngjeshur. Për këtë arsye, ju duhet të hiqni diçka nga ajo në mënyrë që të arrini atë që ju është dhënë në mënyrë efikase dhe me cilësi. Vetëm atëherë do të përfundosh.
Hapi 7. Kush është përgjegjës?
Përgjegjshmëria është thelbësore për një plan të mirë. Kush është përgjegjës për përfundimin e secilës detyrë? Edhe nëse i gjithë ekipi është duke punuar në një detyrë të caktuar, vetëm një person duhet të jetë përgjegjës për ta dorëzuar atë në kohë.
Hapi 8. Shkruani strategjinë tuaj
Rishikoni planin e punës dhe vendosni se si do t'i përdorni burimet tuaja dhe do të kapërceni pengesat tuaja në mënyrë që qëllimet dhe objektivat tuaja të arrihen. Nëse ju pëlqen, përdorni një program të menaxhimit të projektit ose një kalendar personal për të mbajtur informacionin tuaj të organizuar.
- Shkruani hapat specifikë që duhen ndjekur. Identifikoni se çfarë duhet të ndodhë çdo ditë ose çdo javë që ju të arrini qëllimet tuaja. Gjithashtu shkruani hapat që mendoni se njerëzit e tjerë ose ekipi juaj duhet të ndërmarrin.
- Krijoni një orar. Kjo është një mënyrë e shkëlqyeshme për të organizuar veten. Sidoqoftë, mbani në mend se, edhe nëse krijoni një orar, gjëra të papritura mund të ndodhin, kështu që është gjithmonë mirë të mbani pak hapësirë të lirë në rast të rrethanave të paparashikuara. Mos u befasoni!
Këshilla
- Bëni që plani të funksionojë për ju. Planet e punës mund të jenë aq të detajuara dhe të gjera sa dëshironi ose keni nevojë që ato të jenë. Ato mund të shkruhen në një copë letër ose të krijohen në ndonjë program profesional që ka grafikë dhe ngjyra. Cila nga alternativat për t'u përdorur? Ajo që është më e natyrshme dhe efektive për ju.
- Nëse projekti juaj është shumë i madh, identifikoni momentet kryesore. Këto piketa nuk janë asgjë më shumë se pika referimi që nxjerrin në pah aspekte të caktuara të një takimi, dhe që mund të përdoren gjatë gjithë projektit. Ato gjithashtu mund të shërbejnë si një pikë reflektimi që ju lejon të njihni rolin tuaj në proces dhe të siguroheni që jeni ende i përfshirë në atë plan.
