Për të qenë një sekretar i mirë, duhet të jeni gjithmonë gati për të zgjidhur diçka, përveç të qenit efikas dhe i organizuar. Personi që merr këtë rol, i cili kërkon një besim të madh, është një pjesë e domosdoshme e ekipit, por kjo nuk i liron ata të kenë nevojë të dinë të komunikojnë shumë mirë. Përmirësimi i aftësive tuaja gjithnjë e më shumë është mënyra për të pasur një punë interesante, të qëndrueshme dhe të këndshme.
hapa
Metoda 1 nga 3: Marrja e një qëndrimi profesional
Hapi 1. Gjithmonë mbërrini në kohë
Mundohuni të arrini pak më herët se zakonisht për të organizuar zyrën dhe për t'u përgatitur për takimet e ditës dhe takimet e tjera. Përfitoni nga koha kur mjedisi është më i zbrazët dhe më i qetë për të lexuar email dhe ndiqni ecurinë e detyrave të tjera të rëndësishme.
Mundohuni të vini re se sa kohë duhet për të shkuar në punë çdo ditë dhe rregulloni rutinën tuaj në përputhje me rrethanat. Jepini vetes një diferencë prej 15 ose 20 minutash më parë në mënyrë që të mos rrezikoni të jeni vonë për shkak të diçkaje të paparashikuar. Nëse po shkoni diku për herë të parë, bëni një provë së pari për të marrë një ide se sa kohë do t'ju duhet për të arritur atje
Hapi 2. Organizoni idetë
Pushoni shumë për ta bërë mendjen tuaj të qetë dhe të relaksuar. Në atë mënyrë ju mund të organizoni idetë më qartë. Pini kafe ose çaj herët në mëngjes ose kur mendoni se keni nevojë të freskoni mendjen tuaj. Sa herë që është e mundur, bëni një pushim dhe lini tryezën tuaj në një gjendje të pastër dhe të rregullt.
Çdo 52 minuta të punës, është e mençur të bëni një pushim 17-minutësh. Studimet tregojnë se kjo kohë pune dhe pushimi rrit produktivitetin edhe më shumë. Gjatë pushimit, ngrihuni dhe shtrihuni ose bëni disa ushtrime të thjeshta. Gjithashtu shfrytëzoni rastin për të biseduar pak me kolegët tuaj ose thjesht bëni një shëtitje nëpër zyrë dhe pini pak ujë
Hapi 3. Gjithmonë kini parasysh orarin
Një nga detyrimet më të rëndësishme të atyre që punojnë në rolin e sekretarit është të njohin orarin e shefit, punonjësve të tjerë të rëndësishëm në kompani dhe detyrat që ai/ajo duhet të përmbushë. Gjithmonë mbani një sy në orarin tuaj për të shmangur gabimet siç është caktimi i dy takimeve të ndryshme për të njëjtën kohë.
Lëreni axhendën, qoftë fizike apo virtuale, gjithmonë e hapur. Kur dikush ju bën një pyetje në lidhje me takimet e shefit tuaj ose përpiqet të caktojë një takim, ju tashmë do të keni informacionin në dispozicion
Hapi 4. Shkoni të përgatitur për takime
Sillni të gjitha materialet e nevojshme, të tilla si agjenda, laptop dhe shënime nga konferencat e mëparshme. Para fillimit të takimit, pyesni eprorin tuaj nëse keni nevojë të bëni diçka, të tilla si dhënia e disa dokumenteve pjesëmarrësve ose përgjegjësia për kompjuterin për të ofruar një prezantim.
Një natë më parë ose disa orë më parë, dërgoni fushëveprimin e takimit, procesverbalin e takimeve të kaluara ose ndonjë material tjetër të rëndësishëm për pjesëmarrësit
Hapi 5. Mësoni stenografi
Kërkesa për regjistrimin e informacionit është zakonisht e madhe për ata që punojnë në pozitën e sekretarit. Merrni një kurs stenografi për të mësuar mënyra për të shkruar më shpejt.
Nëse nuk jeni mësuar të mbani shënime me dorë, mund të mësoni të shtypni më shpejt. Provojeni duke vendosur një kronometër një minutësh për secilën pajisje që përdorni dhe provoni të shtypni shpejt në telefonin, tabletin dhe kompjuterin tuaj. Pastaj bëni një numërim për të parë se sa fjalë mund të shtypni në secilën prej pajisjeve. Përdorni atë që merr performancën më të mirë më shpesh
Metoda 2 nga 3: Përmirësimi i Teknikave Organizative
Hapi 1. Përdorni kalendarët dhe kalendarët
Mbani në dispozicion orarin, kalendarin dhe fletoren tuaj dhe përditësoni informacionin sipas nevojës.
- A preferoni të punoni me stilolaps dhe letër? Keni një jastëk dhe stilolaps që përshtaten në xhep ose çantë, në mënyrë që t'i mbani gjithmonë me vete. Kur mbani shënim listën e detyrave që mund të arrini, kalojeni detyrën nga lista.
- Okshtë mirë nëse preferoni burimet dixhitale. Përdorni kalendarin tuaj celular për të planifikuar takime dhe takime dhe vendosni alarmin për të marrë njoftime dhe kujtesa. Aplikimet si Wunderlist dhe Todoist ndihmojnë shumë.
Hapi 2. Sinkronizoni informacionin
Për t'i mbajtur shënimet, detyrat dhe takimet tuaja gjithmonë të përditësuara, është e rëndësishme të sinkronizoni informacionin në të gjitha pajisjet. Aktualisht, çdo aplikacion modern sjell këtë veçori.
- Ndani detyrat dhe dokumentet me punonjësit e tjerë dhe shefin tuaj. Basecamp dhe Trello janë aplikacione që mund të përdoren nga shumë njerëz brenda një ekipi.
- Dërgoni dokumente dhe spreadsheets përmes Google Docs ose shkëmbeni aplikacione të tilla si Dropbox dhe Hightail.
Hapi 3. Krijoni një sistem ngjyrash
Shënimet dhe dokumentet tuaja do të jenë më të lehta për tu kuptuar nëse mund t'i organizoni ato sipas ngjyrës. Vendosni një ngjyrë për secilin projekt, ditë, punonjës ose çdo lloj ndarjeje që mund ta bëjë punën tuaj më të lehtë. Përdorni shënuesit e tekstit ose skedat me ngjyra për të gjetur informacion më shpejt.
Shumë aplikacione për celular dhe email ofrojnë këtë lloj funksioni për të ndarë detyrat sipas ngjyrës
Hapi 4. Pastroni kutinë tuaj të postës elektronike
Mbani postën tuaj të optimizuar, duke hequr të gjitha mesazhet e panevojshme dhe duke lënë vetëm ato më të rëndësishmet. Ju gjithashtu mund të shënoni një mesazh si të palexuar ose të vendosni një ikonë përcjellëse pranë tij. Mund të vendosni email më pak të rëndësishëm në dosje dhe të fshini ato të panevojshme.
Provoni të krijoni dosje të organizuara sipas vitit, tremujorit ose muajit. Ose ndani sipas projektit, llojit ose punonjësit. Mundohuni të përgjigjeni, fshini ose grumbulloni informacione të rëndësishme menjëherë pas marrjes së tij për të shmangur përfundimin me mesazhe të parëndësishme në kutinë tuaj postare ose duke përfunduar duke harruar të përgjigjeni. Vendosni disa detyra për organizatën tuaj: caktimi i destinacionit të secilit mesazh deri në fund të ditës është një nga ato detyra
Hapi 5. Jini të qëndrueshëm
Mbani materialet e të njëjtit lloj në vendin e tyre dhe lini mënjanë fletoret dhe dosjet për projekte të veçanta. Mbani një jastëk dhe stilolaps në telefonin tuaj për të bërë shënime të shpejta dhe për të shmangur shkrimet në letër të lirshme, të humbur lehtë. Shkruani informacionin e takimit në një vend të veçantë në mënyrë që të mos rrezikoni të përzieni të dhënat me ato më pak të rëndësishme.
Hapi 6. Kurseni letër dhe kohë
Shmangni printimin e dokumenteve të panevojshëm. Ajo që është e mundur të përdoret vetëm në mënyrë dixhitale, zgjidhni këtë metodë. Ruani ose skanoni regjistrime të rëndësishme në mënyrë që të mos humbni materiale dhe kohë. Një nga avantazhet e ruajtjes së dokumenteve në skedarët dixhitalë është se qasja në to do të jetë gjithmonë vetëm një klik larg dhe nuk do të rrezikoni t'i humbni ato.
Hapi 7. Mbani inventarin e materialeve gjithmonë të azhurnuar
Kini kujdes që të mos humbisni materialet bazë si fletoret, stilolapsat, zarfet, dosjet dhe lëndët kryesore. Nëse nuk jeni përgjegjës për blerjen e këtyre artikujve, ju lutemi jepni një listë të Blerjes. Mos mbaroni furnizimet për të porositur një dërgesë të re. Discountshtë e mundur të merrni një zbritje të mirë nëse blini produktet në sasi të mëdha.
Mbani materialet e organizuara në tryezën tuaj. Përdorni kuti skedarësh, dosje, tabaka dhe organizatorë të tjerë
Metoda 3 nga 3: Komunikimi në mënyrë efektive
Hapi 1. Mbani një model përgjigjesh
Një mënyrë e thjeshtë për të kursyer kohë dhe energji është të keni disa skedarë me përgjigje standarde dhe të përdorura zakonisht. Në varësi të pyetjes, tashmë mund të përgjigjeni me një përgjigje të gatshme, ose me email ose me telefon.
Hapi 2. Jini të përpiktë
Shkruani të gjitha informacionet e rëndësishme në celularin tuaj ose në kalendarin tuaj, pavarësisht nëse bëhet fjalë për një telefonatë, një email në hyrje, ose temën e mbuluar në një takim. Organizoni këto shënime në dosje ose skedarë dixhitalë për t'u referuar sa herë që keni një pyetje ose pyeteni për të dhe nuk mbani mend menjëherë.
Hapi 3. Jini efikas dhe miqësor në telefon
Krijoni një përshëndetje të sjellshme dhe shpjeguese kur i përgjigjeni një telefonate. Keni një listë të shtesave nga njerëzit dhe departamentet e tjera në dispozicion dhe përpiquni të mësoni përmendësh ato më të rëndësishmet për të kaluar shpejt telefonatat.
Mësoni se çfarë veçorish ofron telefoni juaj, të tilla si përcjellja e thirrjes drejtpërdrejt në kutinë postare të një punonjësi ose shtimi i personit në një telefonatë konferencë. Njohja e këtyre procedurave do t'ju ndihmojë të jeni më efikas dhe të shmangni vështirësitë teknike
Hapi 4. Të ketë një zotërim të mirë të gjuhës Portugeze
Shkrimi juaj duhet të jetë i përsosur, pa gabime drejtshkrimore, gramatikore dhe pikësimi. Para se të dërgoni një email ose të shpërndani një memorandum, rishikoni atë për të parë nëse teksti është i saktë. Ju nuk doni t'i dërgoni e-mail shefit plot gabime groteske, apo jo?
Shumica e redaktuesve të tekstit dhe aplikacioneve të postës elektronike ofrojnë funksionin e rishikimit. Ekzistojnë gjithashtu disa shtesa që mund t'i shtoni në shfletuesin tuaj që korrigjojnë gabimet në tekst në faqet e internetit dhe platformat e mediave sociale. Mendoni të keni një nga këto shtesa, veçanërisht nëse është përgjegjësia juaj të postoni në rrjetet ose faqen e internetit të kompanisë
Hapi 5. Jini të shkurtër dhe të sjellshëm në emailet dhe postat zanore
Shpjegoni qëllimin e thirrjes ose emailit, duke qenë sa më i shkurtër dhe objektiv. Mos harroni të jepni emrin tuaj dhe kompaninë për të cilën punoni. Nëse është e mundur, lini disa informacione kontakti përveç atyre që përdorni për të komunikuar.
Hapi 6. Konfirmoni kohën e takimit
Konfirmoni me email ose telefononi takimet e shefit tuaj dhe detyra të tjera të rëndësishme një ditë më parë ose disa orë më parë. Importantshtë e rëndësishme të siguroheni si me të ashtu edhe me personin që do të takojë ose takojë. Kontaktoni këdo që nuk i është përgjigjur një kërkese duke dërguar një email të shkurtër, të sjellshëm ose duke bërë një telefonatë të sjellshme.